بسم الله الرحمن الرحيم
اكتب لكم هنا نصائح تقنية عند تأسيس جمعية خيرية او تنظيم جمعية قائمة (يرجى مراعاة ذكر المصدر حين النقل فقد اخذ مني الجهد والوقت)
من خلال تجاربي في توظيف هذه التقنيات والنصائح مع العديد من الجمعيات الخيرية وجدت ان العديد منها يعتقد ان الجمعية مجرد فقط طاولات وكراسي وورق ومحاضر اجتماعات يحتفظ بها بملفات سابقة.
ونغفل حينها عن اهم عوامل نجاح الجمعية وهو التأسيس التقني. وخاصة ان المملكة العربية السعودية في ظل التوجه لتطبيق رؤية عالمية 2030 تتطلب من الجميع التحول الرقمي بشكل كامل.
لذا لابد للجمعيات سواء الناشئة او العاملة حالياً من الاهتمام بالتأسيس التقني للجمعية كخطوة أولى فور صدور الترخيص الرسمي من المركز الوطني لتنمية القطاع غير ربحي. والخصها على نقاط أساسية هي (بالترتيب المقترح):
- النطاق او الـــ Domain
- البريد الإلكتروني او الــ E-mail
- الموقع الإلكتروني الــ Web Site
- برنامج نظام اداري محاسبي الـــ ERP
- المتجر الإلكتروني
- حسابات التواصل الاجتماعي
- احتياجات تقنية لاحقة
وسأتحدث عن النقاط هذه والتي اراها انها ذات أهمية عليا في عمل الجمعية الناجحة وتريد الصعود لأعلى مراتب التقييم بإذن الله.
النطاق الـ Dmoain
يتم الحجز فقط من احدى الشركات الستة المعتمدة لدى هيئة الاتصالات السعودية واحذر ممن يقوم بحجز النطاق ضمن حزمة خاصة به مهما كانت الأسباب، حتى لو بحجة المتابعة وغيرها. الواجب ان تستلم لوحة تحكم النطاق وبياناتها الكاملة عند حجزه بعد الانتهاء مباشرة والا فالعمل غير سليم.
وهو اسم يخص الجمعية سواء بالمسمى او بالنشاط. والمقترح ان يكون ذو وضوح كامل للجمعية وان يكون مختصر قدر الإمكان، لسهولة تداوله لاحقا. مع الأفضلية للحجز بالنوعين المنتهي بـــ .org.sa وكذلك المنتهي بــــ .sa
ومن الأهمية والضرورة للجمعية نشر النطاق هذا في تعاملاتها جميعها، حتى لو بنشر صورة او نموذج على ان يكون الظاهر في النشر رابط الجمعية وليس رابط النموذج لإيجاد الثقة لدى الاخرين من ان الرابط يحمل مسمى الجمعية الرسمي ويساعد في انتشار موقع الجمعية وتحسينه في محركات البحث.
وللمعلومية: فسعر النطاقات محدد من قبل هيئة الاتصالات والفضاء والتقنية بقيمة 99 ريال سنويا لدى جميع الشركات الستة المعتمدة لدى هيئة الاتصالات. وتستهلك من 24 ساعة الى 72 لتأكيد التسجيل والاعتماد من هيئة الاتصالات والفضاء والتقنية.
وبالإمكان التحقق من وجود النطاق المقترح للجمعية من خلال الرابط التالي: https://nic.sa/
البريد الالكتروني الــ E-mail:
وهي الخطوة التالية المباشرة والفورية والتي من الواجب العمل عليها حتى تتمكن الجمعية من التواصل مع الجهات الحكومية، والداعمين، وبصفة رسمية واضحة.
وهناك عدة شركات تقدم خدمة البريد الالكتروني مرتبطة باسم النطاق الخاص بالجمعية سواء مجانا مثل المايكروسوفت (office 365 وهي الأفضل حاليا) او قوقل او من خلال الاستضافة الخاصة بالجمعية والتي سنتحدث عليها لاحقا (ولا انصح باستخدام الايميل الرسمي للجمعية من خلالها) .. او بمقابل مبالغ مالية مثل Yahoo و ZoHo و GoDaddy وكثير من الشركات العملاقة.
وتقوم شركة مايكروسوفت بتقديم الخدمة مجانا للجمعيات الخيرية والغير تجارية كخدمة مجتمعية (مثلها مثل العديد من الشركات العملاقة). وتستخدم هذه الخدمة العديد من الجامعات السعودية والجمعيات الخيرية.
ماذا في الحقيبة المجتمعية المجانية هذه؟
صندوق وارد بحجم 50 جيجا
تخزين سحابي بحجم 1 تيرا = 1024 جيجا
تطبيقات عديدة اون لاين.
والعديد من الخدمات السحابية والتقنية.
للحصول على هذه الخدمة يتوجب توفر ما يلي:
- نسخة من شهادة تسجيل الجمعية
- اللائحة الأساسية للجمعية.
مثال للإيميل وهو كما يلي: لنفرض ان مسمى الجمعية مثلا (كمثال وليست حقيقة) tech.sa فيصبح الايميلات المستخدمة والمرتبطة بها على النحو التالي مثلا: info@tech.sa وهكذا.
من الضروري ان يتم انشاء عناوين الايميلات بالمسميات الوظيفية وليس بمسمى الموظف. فالموظف غير باقي لكن الايميل ممتد الاستخدام للموظف الذي يليه.
الموقع الالكتروني:
وهو ما ننشر من خلاله من معلومات عن الجمعية واخبارها وما يدور في أروقة الجمعية وما ترغب الجمعية بنشره للآخرين للمعلومية والاطلاع. وسأتحدث عنه من خلال عدة نقاط:
- الاستضافة: وهو عنصر مهم جدا للغاية حيث انه يحمل محتويات موقع الجمعية وربما الملفات كذلك. وهنا علينا الاهتمام به من ناحية المساحة والحجم وحجم تدفق الزيارات. فان نحن قمنا بتنفيذ خاصية البريد الالكتروني أعلاه مع شركة ما يكروسوفت مثلا فلا حاجة لمساحة كبيرة على الأقل كبداية لان الايميل ليس من خلاله. ومن الضرورة ان أوضح ان الاستضافة اما تكون خارجية وهي أرخص، ولكن مخاطرها اعلى او مرتفعة السعر ومخاطرها اقل بشرط ان تضمن ان سيرفرات الشركة المحلية انما هي في داخل المملكة العربية السعودية وبمواصفات مرتفعة. ويتوجب عليك الحصول على كامل بيانات الوصول للوحة التحكم الخاصة باستضافة موقع الجمعية وكن على حذر ان تم الرفض بتسليمك إياها.
- برنامج او أدوات إدارة المحتوى: وتختلف من مبرمج لمبرمج وفي الغالب وهي الاسهل استخدام نظام الووردبريس.
- التصميم: ويختلف من مصمم لآخر والاسعار متفاوتة في التصميم والشكل والمظهر الخارجي.
ملحوظة مهمة كذلك: اعتماد السعر رخصا فربما يوفر لك أدوات تجريبية او غير نهائية كاملة فأيضا كن على حذر.
برنامج نظام اداري محاسبي الـــ ERP:
وهو نظام تحتاجه الجمعية بالذات الجمعيات الكبيرة او ذات الخدمات الإنسانية او الصحية ولديهم مستفيدين. فهنا يلزم الامر للتعامل مع أحدهم. والبرامج هذه عديدة وكثيرة. ومن الأفضل للجمعية ان تحاول وتحرص على البرامج الأكثر قربة واهتماما للمركز الوطني لتنمية القطاع غير ربحي.
المتجر الإلكتروني:
المتجر الالكتروني من خلاله تستقبل الجمعية التبرعات المالية. ومن الأفضل الاتجاه نحو شركات المتاجر الالكترونية فبعضها تعطيك حساب برو مجاني وفيه كامل الخصائص الرائعة.
حسابات التواصل الاجتماعي:
بعد ذلك تبدأ بإنشاء حسابات التواصل الاجتماعي الخاصة بالجمعية واعطي أهمية لنقطة ان يكون لهذه الحسابات ايميل مخصص وليكن مثلا socials او غير ذلك حسب اختيارك المهم انه تكون لذات الايميل. وكذلك احرص ومن الضرورة استخدامك لها رقم جوال خاص باسم الجمعية وليس باسم الموظف واهتم بان يكون هذا الرقم غير مستخدم لغير الأمور هذه وكذلك الأمور السابقة فقط. فلا يتم استخدامه لاي اتصال او تواصل لغير الأمور التقنية هذه فقط.
احتياجات تقنية لاحقة:
وهي عديدة منها مثلا التوقيع الرقمي وهي خاصية جديدة بدت بالانتشار وخصوصا حينما تعقد الجمعية اجتماعاتها عن بعد وتحتاج لتواقيع أعضاء الجمعية العمومية او مجلس الإدارة للتوقيع او اتفاقية مع شركة في مدينة أخرى او عقد عمل او او او. ويتم ذلك اما من خلال الايميل (في الغالبة انه مجاني مع انه غير مرغوب) واما من خلال رسائل الـــ SMS او من خلال الواتس اب. والعديد من الاحتياجات التقنية الأخرى المطلوبة. سيتم توضيحها في احدى الحلقات القادمة باذن الله
أتمنى ان هذه الأسطر تساعد في تحسين اعمال الجمعيات بشكل أفضل وتفاصيلها أكثر يقوم بتنفيذها مختص بتقنية المعلومات وبالله التوفيق
دمتم جميعا بكل الود والاحترام
